Llevamos algunos años en que palabras como OUTSOURCING, SaaS, Cloud, Hosting van tomando cuerpo, se van introduciendo en nuestro lenguaje y van transformando la sociedad en los ámbitos tecnológicos del tratamiento de la información.
Vamos a intentar en forma sencilla y clara explicar que es y cómo se combinan, utilizando básicamente el área de RRHH de una Organización.
En el incierto clima empresarial actual, los directivos y las empresas deben ser financieramente más fuertes, mas adaptables, más eficientes para responder ágilmente a los cambios en las condiciones variables de los mercados.
Para poder adaptarse al cambio, la empresa necesita liberar recursos y responder mejor ante las condiciones cambiantes del mercado.
Las que lo hacen correctamente, descargan plantillas, ven sus objetivos más claros, tienen más probabilidades de ser más productivas, y de contar con procesos operativos más fuertes para recuperarse antes de los reveses económicos.
Delegar no solo se debe hacer entre los empleados y mandos; también entre empresas en las que cada una tiene un conocimiento profundo y actualizado de sus condiciones de trabajo, de sus competencias. En definitiva: de un mejor servicio.
OUTSOURCING es la externalización de los servicios. Los servicios puedes ser de varios tipos: gestión de permisos y vacaciones, Control de las incidencias, gestión de bajas por enfermedad, accidente, maternidad, paternidad; contrataciones. Cálculos Seguros Sociales, IRPF, cálculo de Nominas para el personal (El recibo), etc.
¿Porque externalizar tecnología? Para que el servidor (el hardware o tecnología dura) y la base de datos y los programas correspondientes sean gestionados por estas organizaciones deslocalizando los mismos de la Organización inicial. Se suelen ubicar en un DATA CENTER físicamente (a esto se le conoce como Hosting o ASP) que cumple estrictas medidas de seguridad física y humana.
El personal que gestiona la información recibe los datos de la Organización, es personal externo (profesionales especialistas) pero empleados por otra Empresa que asume algunas actividades y en algún momento las relaciones con las diferentes administraciones u organismos públicos, o prepara información bancaria, contable si se conviene entre partes.
Este intercambio de información puede realizarse en un área común “la nube o CLOUD” o por correo electrónico.
La ventaja de la nube es el múltiple acceso de los empleados autorizados y la distancia inexistente ya que se utiliza Internet para los accesos remotos.
Una forma de prestar el servicio es SaaS que recoge todo este circuito e instalaciones siendo un alquiler para ambas organizaciones.
Ventajas para el cliente:
- Mejora la calidad de los procedimientos, procesos y servicios.
- No depende de la tecnología, ni de la innovación ni de sus propios profesionales.
- Reduce los costes operacionales
- Elimina las redundancias
- Su aplicación de Nomina, Admón. Personal y/o RRHH está permanentemente actualizada a nivel legal.
- Uso eficiente de la tecnología, ya que es el proveedor quien ira mejorando sus sistemas.
- Acceso a la aplicación mediante una infraestructura de comunicaciones segura y de última generación dedicada y asequible 24h por día, 7 días a la semana.
Si además lo elevamos a OUTSOURCING, que absorbe esta infraestructura, obtenemos:
- Todos los beneficios descritos anteriormente.
- Liberación de los departamentos de RRHH de actividades administrativas y burocráticas de escaso valor añadido, pero absolutamente necesarias.
- Las mejores prácticas del proceso en general y de su sector de actividad en particular.
- Soporte directo mediante teléfono, correo electrónico o portal.
- Posible reducción de plantilla o mejor todavía, recolocación en tareas más importantes a realizar de cara a la Organización como las evaluaciones, los estudios de clima, definición de objetivos, análisis del absentismo y del presentismo, RSC, Voluntariado, Conciliación laboral-familiar, evolución económica, etc.
- Personal siempre disponible independientemente de bajas, permisos, vacaciones; puesto que siempre habrá un sustituto/a cubriendo las funcionalidades exigidas y contratadas por la Organización.
- Asesoría / Consultoria jurídico-laboral.
El departamento de externalización de RPS3, empresa integrada en el Grupo CONEKTIA es un claro ejemplo de puesta en marcha de dichas modalidades de cesión y alquiler, mediante la Metodología de sistematización E-GPCN.
Que consejos daríamos a las empresas para externalizar servicios:
- Tener los objetivos claros.
- Analizar los antecedentes del proceso.
- Considerar la adaptación cultural.
- Acuerdo de precio correcto (ambas partes deben ganar)
- Incorporar flexibilidad
- Garantizar la relación interorganizacional
Responda a estas cuestiones básicas y ya está listo para externalizar.
Juan Gorgues
Dtor. Comercial Barcelona
Grupo Conektia
